Vauhdita muutosta strategisella HR-suunnittelulla

HR:n työ on aidosti haastavaa. Organisaation perustehtävän, liiketoiminnallisten tavoitteiden ja inhimillisten tarpeiden kanssa tasapainottelu on monimutkainen kokonaisuus – puhumattakaan siitä, että maailma ympärillämme muuttuu jatkuvasti ja tuo omat vaatimuksensa yhteisöjen arkeen.

Muutoksen johtaminen on väistämätön osa HR:n perustehtävää, mutta se ei aina kovasta työstä huolimatta onnistu kuten haluaisimme. Miten siis vauhdittaa HR:n tavoitteiden saavuttamista strategisella ja kokonaisvaltaisella suunnittelulla?

Katse pinnan alle

Aidon muutoksen aikaansaaminen edellyttää uusien toimintamallien lisäksi myös vanhojen ei-toimivien mallien purkamista. Ristiriidat uuden ajattelun ja vanhojen toimintatapojen välillä muodostuvat huomaamatta muutoksen esteeksi. Jos näitä ei pureta, on uudistuksia lähes mahdotonta saada aikaan. Kuuluisa “muutosvastarinta” syntyykin usein siitä, että ihmiset tunnistavat, että puhuttu ja käytännön taso eivät kohtaa. 

Ennen kuin lähtee eteenpäin, onkin maltettava pysähtyä ja katsoa tarkasti taaksepäin. Mikä on organisaation historia? Millaisia rakenteita ja rooleja vuosien mittaan on muotoutunut? Jos ihmisiltä odotetaan uudenlaista toimintaa, mutta ei tarjota työkaluja ja toimintamalleja toimia odotusten mukaisesti, muutos leimautuu helposti käsienheilutteluksi ja jalomielisimmätkin uudistukset leimataan hankehumpaksi.

Millaisia esteitä muutoksen edestä sitten saattaa löytyä? Alla muutamia tyypillisiä tapauksia:

• Toivotaan yhteisöllisyyttä, mutta vanha palkitsemismalli ohjaa henkilökohtaisten suoritusten optimoimiseen.
• Ihmisten odotetaan tekevän itsenäisesti järkeviä päätöksiä, mutta vanhentuneet tiedonjakomenetelmät eivät tarjoa tarpeeksi ymmärrystä päätöksenteon tueksi.
• Halutaan jakaa osaamista yli yksikkörajojen, mutta käytäntö tyssää siihen, kun sisäiset laskutuskäytännöt velvoittavat veloittamaan kollegoiden vartin pituisesta sparrailusta tunnin työn.
• Pyritään ketterään tekemiseen, mutta käytössä olevat järjestelmät on rakennettu palvelemaan byrokratiaa ja ylhäältä käsin johtamista.

Listaa voisi jatkaa lukemattomilla esimerkeillä. Tällaiset pinnan alla olevat esteet tulee tunnistaa ja ottaa rohkeasti keskusteluun. On myös tehtävä tietoinen päätös: ollaanko näitä valmiit muuttamaan? Sitten voidaan lähteä eteenpäin.  

Rohkeasti tekemään

Aina muutoksen este ei kuitenkaan löydy rakenteista, vaan ihmisten uskomuksista: “kuulostaa hyvältä, mutta ei toimi meillä”. Nämä uskomukset voivat olla sitkeässä ja liittyä toimialaan, rooleihin, työympäristöön tai eri sukupolviin. Nykytila pitää kuitenkin itseään yllä niin kauan, kunnes joku ottaa ja toimii tietoisesti toisin. 

Muutoksiin voi liittyä myös ennakkoluuloja ja pelkoja, jotka on hyvä tunnistaa etukäteen. Esimerkiksi esihenkilön roolin uudistamiseen voi liittyä pelkoja oman merkityksen menettämisestä, kun vastuu jakautuu eri tavalla kuin ennen. Itseohjautuvuudesta puhuminen saattaa herättää ahdistusta yksin jäämisestä tai päätöksenteossa epäonnistumisesta. Näihin huoliin on syytä kiinnittää huomiota viestinnässä ja rakentaa jo ennalta tukea ja vastauksia.

Vaikka uusien asioiden tekemiseen ei aina lähdetä innolla mukaan ja hyötyjen näkeminen saattaa ottaa aikansa, on tärkeää rohkaista ihmiset mukaan kokeilemaan. Olemme saaneet todistaa lukuisia hienoja esimerkkejä siitä, kuinka yhteisö ajattelee, että näin ei voi tehdä, mutta joku tulee ja tekee siitä huolimatta. Kun uskomus osoittautuu vääräksi ja saadaan aikaan parempia tuloksia, alkavat myös kyynisemmätkin vakuuttua. Vaaditaan vain se, että joku uskaltaa lähteä tekemään. 

Suunnittelulla ryhtiä muutokseen

Rohkeuden rinnalle on otettava myös maltti. On tasapainoteltava sen kanssa, että askel joka otetaan on tarpeeksi iso, jotta asiat muuttuvat, mutta tarpeeksi pieni, että se ei lamaannuta. Jos otetaan liian isoja askeleita liian nopeasti, saatetaan päätyä kaaokseen. Kun muutos suunnitellaan turvallisuuden tunteen rajoja pikkuhiljaa venyttäen, ollaan kestävällä pohjalla.  

Jos pelkoja ja ennakkoluuloja on paljon, on paras lähteä liikkeelle pienin kokeiluin. Kokeilujen kautta saadaan näyttöä siitä, mikä toimii kyseisessä ympäristössä. Jos jokin ei toimi, on suuntaa helppo korjata.  

Koska muutoksen tekemisessä on lukemattomia muuttujia, onnistumisen edellytys on suunnitelmallinen ote. Lisäksi kehityskulkuja ja johtopäätöksiä on tehtävä näkyväksi, jotta niistä voidaan oppia yhdessä ja jatkaa eteenpäin. Tavoitteellisesta tekemisestä voi muodostaa vaikka vuosisuunnitelman, josta henkilöstö hahmottaa, missä mennään ja millaisia askelia on luvassa. Näin asioiden tekemisestä tulee aidosti yhteinen juttu sen sijaan, että asiat pyörivät vain HR:n työpöydällä.