Uusi kulma pulssiin – 7 vinkkiä, joilla kytket hyvinvoinnin arjen onnistumiseen

Taas yksi hyvinvointipulssin kyselykierros takana. Katsot vastausprosenttia, huokaat ja yrität tulosten avulla parhaasi mukaan rakentaa parempaa työarkea. Tuntuuko tutulta?

Hyvinvoinnin eteen tehdään organisaatioissa valtavasti töitä yhä isommilla resursseilla, mutta moni HR-ammattilainen painii samojen kysymysten kanssa. Miten saada ihmiset pysähtymään oman hyvinvointinsa äärelle arjen kiireiden keskellä? Miten osoittaa hyvinvoinnin olevan yhtä merkittävä onnistumisen edellytys kuin vaikkapa tekniset taidot tai asiakkuusosaaminen?

Arvailusta arjen tukemiseen

Tutuimpia hyvinvoinnin edistämisen keinoja ovat hyvinvointia kartoittavat pulssikyselyt, joissa ihmisiä pyydetään säännöllisesti arvioimaan omaa hyvinvointiaan. Näiden kanssa saatetaan kuitenkin kohdata monessa organisaatiossa samoja haasteita vuodesta toiseen: vastausten määrä jää vähäiseksi tai vastaaminen on epäsäännöllistä.

Vaikka työyhteisössä olisi kuinka itseohjautuva ote itse työn tekemiseen ja mitä parhaimmat puitteet hyvinvoinnin vaalimiselle, moni organisaatio jakaa haasteen siitä, että ihmisiä on vaikea saada pysähtymään ja reflektoimaan omaa hyvinvointiaan säännöllisesti.

Sataa hipova vastausprosentti ei sekään välttämättä ole oikotie onneen. Toinen päänvaiva on monesti hyvinvointipulssien liian ylätasolla tulkittavat tulokset. Tätä kuvaa hyvin oikean elämän esimerkki HR-vuosiltani.

Saimme aikoinaan eteemme kyselykierroksen tulokset, joissa oli tapahtunut äkillinen lasku työtyytyväisyyttä mittaavien kysymysten kohdalla. Mieli laukkasi heti arvailemaan ja kehittelemään tarinaa tulosten takana. Menikö uuden toimintamallin viestiminen sittenkin pieleen?

Emmekö osallistaneet ihmisiä tarpeeksi? Pitäisikö muutostahtia nyt hidastaa ja panostaa isosti viestintään? Lopulta selvisi, että kauhuskenaarioiden sijaan yhdellä isolla tiimillä oli projektissa asiakkaan puolelta yllättäviä aikataulupaineita. Heidän vastaukset heilauttivat fiilispulssia alaspäin kertaheitolla, vaikka niillä ei ollut mitään tekemistä samaan aikaan tapahtuvien organisaatiomuutosten kanssa.

Koska mittasimme vain ylätason fiilistä, emme päässeet kiinni juurisyihin vastausten taustalla.

Kolmas havaitsemamme haaste on kyselyjen kytkeminen arkeen. Tulosten arvo alkaa laskea hetki hetkeltä vastaamisajankohdan jälkeen. Esimerkiksi yllä mainittuihin aikataulupaineisiin tai ristiriitoihin ei auta kuukauden päästä alkava organisaatiotason hanke, vaan haasteisiin olisi tartuttava arjen tasolla tässä ja nyt.

Pulssikysely ei ole siis itseisarvo, vaan yksi parhaimpia työkaluja keskustelun herättämiseen ja haasteisiin tarttumiseen tiimeissä. Tämä edellyttää kuitenkin, että tiimeille tarjotaan tarpeeksi tietoa, osaamista, valtaa ja tukea tulosten tutkimiseksi ja niiden pohjalta toimimiseksi.

Näin kytket hyvinvoinnin arjen onnistumiseen

Vastataksemme perinteisten hyvinvointipulssien haasteisiin lähdimme rakentamaan uudenlaista lähestymistapaa. Tässä muutamia vinkkejä asiakasorganisaatioiden ja oman tiimimme kanssa oivaltamistamme opeista.

1. Mieti, mitä haluat pulssikyselyllä saavuttaa

Koko organisaation kattavilla kysymyksillä voidaan seurata isoa kuvaa ja pitkän ajan trendiä sekä nähdä yleisimmät ongelmakohdat. Tiimikohtaisesti määritellyt OKR-henkiset kysymykset puolestaan auttavat mittamaan asioita tiimikohtaisesti ja pääsemään käsiksi arjen haasteisiin. Erilaisia kysymyksiä voidaan myös yhdistää siten, että eri kysymykset vaihtelevat sykleittäin. Pohdi, kuinka usein on syytä seurata ylätason trendiä ja mikä sykli tukisi puolestaan tiimin päivittäiseen työhön liittyviä avaintavoitteita.

2. Pohdi kysymyksenasettelua

Hyvinvointikyselyissä “fiiliksen” reflektoinnin merkitys jää monelle usein epäselväksi. Voisiko mitattava kysymys liittyä sittenkin projektin onnistumiseen ja hyvinvointi nousta esiin onnistumista mahdollistavana tekijänä? Itse ratkaisimme asian niin, että kun ihminen valitsee pulssikysymykseen vastatessaan vaihtoehdon asteikon heikommasta päästä projektin onnistumista pohtiessaan, aukeaa esiin lista juurisyitä, joista vastaaja valitsee tilanteeseen osuvimmat. Tällaisia voivat olla vaikkapa liian tiukka budjetti tai aikataulu, epäselvät roolit, puutteellinen informaatio, oma jaksaminen tai henkilökemiahaasteet. Näin hyvinvoinnin eri tekijät nousevat perinteisesti “bisneskriittisinä” pidettyjen tekijöiden rinnalle.

3. Osoita pulssiin vastaamiselle otollinen ajankohta ja tee siitä rutiini

Perinteisesti ihmiset vastaavat kyselyihin silloin kuin arjessaan ehtivät – jos ehtivät. Toinen vaihtoehto on varata pulssikyselyyn vastaamiselle aikaa esimerkiksi säännöllisten tiimitapaamisten yhteyteen ja hyödyntää tuloksia heti keskustelun apuna.

4. Tarjoa tiimille tulokset mahdollisimman pian vastaamisen jälkeen

 Mitä nopeammin tuloksia päästään purkamaan, sitä paremmin arjen haasteisiin päästään pureutumaan. Esimerkiksi omassa tiimissämme hyödynnämme pulssia kuukausittaisten retrospektiivien yhteydessä ja käymme datan läpi välittömästi vastaamisen jälkeen, keskustelemme esiin nousevista aiheista ja jaamme vastuut sovittujen toimenpiteiden eteenpäin viemiseksi.

5. Anna tiimeille malli, miten hyödyntää tuloksia keskusteluissa

 Jopa tärkeämpää kuin itse kysely tai tulokset on se keskustelu ja toimenpiteet, mitä tiimin käymästä reflektoinnista seuraa. HR:n tärkeä tehtävä onkin rakentaa toimintamallit ja rutiinit tätä tukemaan. Miten esimerkiksi dataa voisi tutkia tiimin kanssa mahdollisimman monipuolisesti ja millaisia avoimia, valmentavia kysymyksiä keskusteluun voisi nostaa? Miten luoda seuraavalle jaksolle palvelu-/tukisuunnitelma käsillä olevien haasteiden ratkaisemiseksi ja uusien ennaltaehkäisemiseksi? Monessa asiakasprojektissa olemme havainneet, että konkreettisista keskustelu- ja fasilitointiohjeista ja palvelusuunnitelmapohjista on usein iso apu tiimeille ja esihenkilöille.

6. Auta tiimejä viemään tulokset toimintaan

Kun pulssikyselyiden tulokset johtavat konkreettisiin tekoihin, myös arvostus niitä kohtaan arjen todellisena tukena kasvaa. Itse koimme parhaaksi kytkeä palveluiksi muotoillut organisaation tukitoiminnot suoraan yksilöllisiin tuloksiin. Näin yksilöillä ja tiimeillä on mahdollisuus valita senhetkiseen tarpeeseensa sopivaa tukea helposti heti vastaamisen jälkeen.

7. Rakenna hyvinvointia tukeva kokonaisuus

Vaikka hyvinvointia on hyvä kartoittaa säännöllisillä pulssikyselyillä, on laajemmille ja syvemmille kartoituksille paikkansa niiden rinnalla. Tärkeää onkin rakentaa näistä omaan organisaatioon soveltuva kokonaisuus. Suosittelemme omille asiakkaillemme kokonaisvaltaisen vuosikellon rakentamista, missä kyselyt, toimintamallit ja arjen tekeminen yhdistyvät ja kokonaisuutta voidaan johtaa systemaattisesti. 

Kuvattu kokonaisvaltainen lähestymistapa auttaa ihmisiä hahmottamaan, että hyvinvointi ei ole irrallinen saareke, vaan keskeinen työssä onnistumisen yksi mahdollistaja. Päämäärä ei ole niinkään yksilön timanttinen tuloskunto vaan se, että asiat yhdessä tunnistetaan ja tunnustetaan ja yhteinen tekeminen järjestetään niin, että jokaisella yksilöllä ja tiimillä on parhaat mahdolliset edellytykset onnistua.