Miksi HR:llä on aina kiire?

Pöydälle vyöryvä ratkottavien ongelmien virta vie mukanaan. Kiireestä tuskailevien esihenkilöiden tukeminen kuormittaa. Kun samaan aikaan on päällä projekti jos toinenkin, jää hallinnan tunne haaveeksi. Jotain pitäisi tehdä – jos vaan ehtisi. Miten tästä oravanpyörästä pääsee irti?

HR-ammattilaisten arki on kiireistä, mutta kenenpä ei tänä päivänä olisi. Omintakeista juuri HR:n kiireestä tekee kuitenkin sen paradoksaalisuus. Kun meillä on kiire auttaa ihmisiä, emme ehdi kehittämään sellaisia käytäntöjä, jotka auttaisivat ihmisiä ratkomaan ja ennaltaehkäisemään ongelmia itse.

Mistä HR:n kiire johtuu?

Vaikka kiire ei varmasti tule koskaan katoamaan, uskon, että muutokset tavassamme tehdä HR-työtä voivat tukea hallinnan tunteen ja toivottujen tulosten saavuttamista. Puhun kokemuksesta, sillä olen elänyt HR-arkea viimeiset pari vuosikymmentä – asiantuntijana, henkilöstöjohtajana ja nyt tukemassa erilaisia organisaatioita henkilöstöjohtamisen kehittämisessä. Esiin on hahmottunut muutama juurisyy, joista kiireen tuntu vaikuttaa usein juontavan juurensa.

1. Hoidetaan oireita

Iso osa HR:n työajasta menee erilaisten ongelmien ratkomiseen. Ihmisten auttaminen työhyvinvointiin liittyvissä tilanteissa, kuormittumishaasteissa tai tiimin ristiriidoissa kiilaa aina prioriteettilistan kärkeen, ja niin sen pitääkin – varhainen puuttuminen ehkäisee ongelmien eskaloitumista.

Sujuva työarki mahdollistaa henkilöstön onnistumisen organisaation perustehtävässä ja toisinaan haasteiden ratkomisessa tarvitaan juuri HR:n arvokasta ammattitaitoa. Välillä olisi kuitenkin hyvä pysähtyä pohtimaan, miten hyödyntää tätä ammattitaitoa siihen, että pureutuisimme haasteiden juurisyihin ja rakentaisimme työpaikoille sellaisia käytäntöjä, että ongelmia syntyisi lähtökohtaisesti vähemmän. Tai siihen, että kannustaisimme tiimejä tarttumaan esiin nouseviin ongelmiin itse. 

Kun tällaiseen työhön raivaa säännöllisesti aikaa, arki sujuu helpommin. Tiimeille kannattaa myös tarjota työkaluja ja toimintamalleja tunnistaa riskejä ja mahdollisuuksia tiimityössä ja projektin etenemisessä. Mitä vähemmän ongelmia eskaloituu HR:n pöydälle, sitä paremmin HR voi keskittyä niiden juurisyiden ratkomiseen, missä vaaditaan juuri HR:n erityisosaamista. 

2. Joudutaan arvailemaan

Oman kokemukseni mukaan harva HR:n projekti tai kehittämishanke perustuu varmaan tietoon siitä, mitä organisaatiossa juuri sillä hetkellä tarvitaan. Usein on selvää, että jokin asia tökkii, mutta mahdollisesta ratkaisusta on vain vahva tuntuma. Toisinaan asioita tehdään siksi, että jokin teema on pinnalla ja ajatellaan, että sitä pitää edistää myös omassa organisaatiossa. 

Syy-seuraus-suhteiden hahmottaminen on HR:n kompleksisessa kokonaisuudessa haastavaa. Esimerkiksi alaviistoon suuntaava hyvinvointikäyrä voi yhdessä tapauksessa kohota hyvinvointivalmennuksella, toisessa tapauksessa ratkaisu löytyy projektinhallintataitojen kehittämisestä. Jos pulssi näyttää punaista, yhdellä tiimillä syy voi olla henkilöristiriidat, toisella haasteet asiakkaan kanssa.

Kun tietoa ei ole, joudutaan olettamaan, arvailemaan ja tekemään asioita, jotka eivät välttämättä ole tarkoituksenmukaisia. Resursseja menee hukkaan, ja tulosten vaikuttavuuden arviointi vaikeutuu. Jotta HR-työhön saadaan yhtä systemaattinen ote kuin muihin liiketoiminnan johtamisen osa-alueisiin, tarvitaan työkalut, joiden avulla kerätä dataa ja ymmärtää asioiden välisiä yhteyksiä.

3. Johdetaan siiloissa

HR-työhön liittyy monia erilaisia osa-alueita, aina strategian tukemisesta hyvinvointiin ja työntekijäkokemuksesta rekrytointiin. Monesti näitä osa-alueita johtavat eri ihmiset, eri työkaluilla, toisistaan irrallisina hankkeina.  

Tosiasiallisesti kaikki HR:n osa-alueet kuitenkin vaikuttavat toinen toisiinsa. Vaikka oman vastuualueen asiat näyttäisivät suoraviivaisilta, muualla tapahtuvat muutokset voivat yhtäkkiä ravistella omaa tekemistä. Jos uusi hanke käynnistetään tutkimatta ensin sen yhteyksiä muualle, aiheutuu hämminkiä ja sitä kautta kiirettä. 

Siiloutuminen ei ole yksin HR:n haaste, sillä vallitsevat johtamiskäsitykset ovat aikojen saatossa johdattaneet organisaatioita hahmottamaan asioita toisistaan irrallisina kokonaisuuksina. Tarvitaankin kokonaisvaltaista, systeemiajatteluun perustuvaa näkemystä HR-työn uudistamiseen sekä malleja ja työkaluja, jotka purkavat näitä siiloja. 

Suunnittelu, suunnittelu ja suunnittelu

Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Suunnittelu tukee myös hallinnan kokemusta, mikä vähentää kiireen tuntua. Monen asiakkaamme kanssa olemme kuitenkin tulleet siihen tulokseen, että suunnitelmat sinällään eivät aina riitä. Suunnittelutyö on vietävä paljon totuttua pidemmälle:  

• Mitä käytännön askeleita pitää ottaa? 
• Mihin kaikkialle vaikutukset ulottuvat?
• Millä on suurin vaikutus muihin osa-alueisiin?
• Mikä on tärkein tavoite?
• Mitä muuta organisaatiossa on meneillään?

Laajamittainen ja syvällinen ymmärrys käynnistyvän kehittämistyön vaikutuksista kannattaa. Parhaassa tapauksessa yhdellä suunnitelmalla voidaan hoitaa monta kehittämistyötä odottavaa asiaa, oikeassa järjestyksessä. Kun hahmotetaan, mihin kaikkeen aikaa pitää varata, aikatauluista tulee realistisempia, yllätykset vähenevät ja kiireen tuntu helpottaa.

Kokonaisvaltainen vuosikelloajattelu

Koska uskomme suunnitelmallisen kehittämistyön voimaan, autamme monesti asiakkaitamme laatimaan kokonaisvaltaisen HR:n vuosikellon. Guidinin käyttöönotto ei ole projekti projektien päälle, vaan parhaimmillaan ensimmäinen askel uuteen tapaan tehdä HR-kehittämistä. 

Kun edetään hallituin, tarpeeksi pienin askelin kohti tavoitetilaa, säilyvät sekä organisaation turvallisuuden tunne että HR:n hallinnan kokemus.

Siilot purkava Guidin-alusta tuo kaikki HR-kehittämisen osa-alueet samalle alustalle, auttaa lopettamaan arvailun ja paljastaa haasteiden juurisyyt. Tulosnäkymät opastavat esihenkilöitä ja tiimejä keskustelemaan merkityksellisistä asioista ja tarttumaan haasteisiin ajoissa – säästäen HR:n aikaa siihen, missä HR:n ammattitaitoa tarvitaan.

Seuraavassa blogikirjoituksessa kollegani Salli Kunnari antaa konkreettisia vinkkejä vuosikellotyöskentelyyn ja kuvaa asiakascasen kautta, kuinka organisaatiossa taklattiin kahdeksan kehityskohdetta yhden huolella laaditun suunnitelman avulla. Jos haluat napata jatkossa vinkit talteen tuoreeltaan, ota meidät seurantaan LinkedInissä, Twitterissä ja Instagramissa.